Value for Money

-Bagaimana procurement memastikan belanja perusahaan ke pihak ketiga (pemasok) efektif dan membawa nilai tambah. Jawabannya adalah konsep value for money. Uang yang dikeluarkan oleh perusahaan haruslah ditukar dengan nilai (value) yang sepadan.

Pada umumnya kita berpikir, nilai disini hanya nilai dari produk atau jasa yang dibeli. Padahal lebih dari itu. Value juga terkait dengan kualitas dan kuantitas barang, waktu dan tempat pemenuhan pesanan, layanan paska pembelian, dan service yang diberikan selama proses pembelian berlangsung. Lebih jauh lagi, value menyangkut reputasi merek dan perusahaan yang memproduksi, termasuk juga pengalaman (experience) customer ketika memakai/mengkonsumsi produk tersebut.

Untuk mengevaluasi value for money, dalam procurement dikenal istilah Procurement Five Right yaitu: Right Quality, Right Quantity, Right Time, Right Place dan Right Price.

Right Quality.

Contohnya ketika saya melakukan pembelian bahan baku untuk produk susu. Maka saya harus memastikan bahwa kualitasnya sesuai dengan apa yang dibutuhkan user. Standar kualitas ini diterjemahkan dalam bentuk spesifikasi. User harus membuat spesifikasi sejelas mungkin sehingga memudahkan pemasok memberikan penawaran dan memudahkan user melalukan evaluasi atas kualitas produk yang dibeli. Tak hanya kualitas produk, cara pemasok menjaga konsistensi kualitas produk juga harus saya pastikan. Apakah produsen harus memenuhi standar tertentu, misalnya ISO 9001 tentang sistem manajemen, ISO 2200 tentang keamanan pangan, atau Sistem Jaminan Halal (SJH), dsb.

Yang tidak kalah penting dari aspek kualitas adalah apakah user sudah mendefinisikan kebutuhannya secara tepat, sesuai dengan yang dibutuhkan atau Fit for Purpose. Karena pemborosan akan terjadi ketika saya membeli produk yang terlalu tinggi kualitasnya dari yang dibutuhkan (over specification). Sebaliknya, terlalu rendah (under specification) juga berpotensi mengakibatkan kerugian. Maka peran saya sebagai procurement adalah memastikan, bahkan jika perlu men-challenge spesifikasi yang diberikan user, apakah sudah mengikuti kaidah fit for purpose.

Right Quantity.

Kuantitas yang tepat juga salah satu dari value. Jika pemasok mengirimkan barang kurang dari yang dibutuhkan maka akan timbul masalah seperti shortage, mesin dan pekerja yang idle karena tidak bisa berproduksi, hingga kehilangan kesempatan penjualan. Sebaliknya jika kuantitas berlebih, maka akan mengakibatkan naiknya biaya persediaan (inventory cost), biaya penyimpanan, resiko penurunan nilai, resiko kadaluarsa, dsb. Sehingga sangat penting bagi procurement memastikan produk yang dipesan dalam kuantitas yang tepat.

Right Time.

Ketepatan waktu pasokan adalah salah satu value penting penentu daya saing. Tidak terlalu cepat dan tidak terlambat. Bahkan saat ini banyak industri yang mengadopsi system Just-In-Time. Produk diterima pembeli tepat pada saat produk tersebut dibutuhkan. Jika waktu tidak tepat maka akan timbul banyak kerugian seperti, pesanan pelanggan terlambat, biaya transpor yang lebih besar karena harus dikirimkan via udara, biaya pembelian material pengganti yang lebih mahal, biaya lembur staf karena harus menunggu kedatangan, keterlambatan peluncuran produk baru ke pasar, dsb.

Right Place.

Bayangkan jika suatu perusahaan memiliki beberapa pabrik atau cabang yang tersebar di Indonesia. Ketika satu cabang membutuhkan barang, maka ketepatan tempat pengiriman menjadi penting. Tak hanya kerugian waktu jika terjadi kesalahan, namun juga akan timbul biaya tambahan untuk mengirimkan kembali produk ke tempat yang seharusnya.-

— Depok, 19 Juli 2020