Spend Analysis

Apa yang sebaiknya dilakukan oleh procurement profesional ketika memulai role baru atau mulai bekerja di tempat baru? Jawabannya adalah Spend Analysis.

Spend analysis adalah aktivitas untuk mendapatkan informasi yang berguna dari data pengeluaran perusahaan (spending). Informasi ini akan membantu procurement dalam menentukan strategi. Termasuk identifikasi peluang cost saving dan bagaimana meminimalkan resiko.

Melalui spend analysis, procurement dapat mengetahui informasi seperti:

• Apa saja produk dan kelompok produk yang dibeli.
• Kapan produk tersebut dibeli.
• Berapa besar nilai pembelian masing-masing produk atau kelompok produk.
• Siapa saja supplier yang dipakai.
• Berapa besar pembelian ke masing-masing supplier tersebut.
• Siapa saja user yang melakukan pembelian dan berapa besar nilainya.

Berdasarkan informasi tersebut, procurement dapat memanfaatkan hasil spend analysis, diantaranya untuk:

• Menentukan produk mana saja yang harus mendapatkan prioritas dalam strategi dan eksekusi procurement. Baik jika dinilai dari besar nilai pembeliannya, maupun dari resiko supply-nya.
• Mengidentifikasi apakah ada potensi untuk menggabungkan demand yang sama dari user yang berbeda-beda.
• Mengidentifikasi mana key suppliers yang harus mendapatkan perhatian lebih, dan apakah dapat dilakukan rasionalisasi jumlah supplier.
• Melakukan upaya simplifikasi proses pembelian untuk produk-produk yang nilainya kecil namun jumlah item-nya banyak.
• Menentukan pembagian tugas yang tepat untuk masing-masing anggota tim procurement berdasarkan hasil kategorisasi spend.
• Mengkomunikasikan profil pengeluaran perusahaan yang obyektif ke management dan stakeholder untuk mendukung kredibilitas dari strategi procurement yang dipilih.

Saat ini sudah banyak digital tools atau software untuk melakukan spend analysis. Namun spend analysis dapat dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet standar dengan mengikuti beberapa tahapan berikut:

1. Data collecting

Kita mulai dengan mengumpulkan/ mengekstraksi data-data transaksi pengadaan/pembelian yang terekam di sistem ERP. Data-data tersebut antara lain: data pembelian (purchase order), dan data pembayaran ke supplier (payment). Rentang waktu data sebaiknya minimal satu tahun sampai dengan tiga tahun kebelakang. Mintalah bantuan dari tim finance atau IT jika diperlukan, untuk mendapatkan akses data dari sistem.

2. Data cleansing

Data mentah yang ada selanjutnya dibersihkan, sehingga kita mendapatkan data yang relevan saja. Seperti, Nama dan kategori produk/jasa, Waktu pembelian, Kuantitas pembelian, Harga, Satuan, Mata uang, Nilai pembelian, Nama supplier, Incoterm, Payment term, dsb.

Sebaiknya lakukan konversi satuan kuantiti pembelian menjadi satuan yang sama. Misalnya kuantiti dalam kilogram, liter, dsb. Konversikan mata uang dari nilai pembelian ke dalam mata uang yang sama, misalnya dalam rupiah atau US dollar.

3. Classifying

Langkah berikutnya, klasifikasikan data spending berdasarkan klasifikasi standar seperti UNSPSC, atau berdasarkan kategorisasi yang sudah disepakati secara internal. Conth kategorisasi misalnya: apakah produk berupa barang atau jasa, OPEX atau CAPEX, apa jenis komoditasnya/ jasanya, termasuk direct material atau indirect material, dsb.

4. Analysis

Terakhir kita dapat melakukan analysis dengan menggunakan berbagai metode yang dapat memudahkan kita mendapatkan kesimpulan dan insight. Misalnya menggunakan histogram, pie chart diagram, atau menggunakan pareto/ ABC analysis. Spend analysis dapat dilakukan kapan saja, namun sebaiknya minimal dilakukan rutin setiap tahun sekali.