Tips Membuat Spesifikasi

Langkah awal memulai proses procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis. Produk apa saja yang dibutuhkan bisnis untuk menjalahkan aktivitasnya dan mencapai sararannya. Kebutuhan bisnis tersebut selanjutnya diterjemahkan manjadi Purchase Requisition. Yaitu permintaan formal dari user untuk melakukan proses pengadaan dari produk yang dibutuhkan.

Salah satu komponen penting dari Purchase Requisition adalah Spesifikasi, yaitu rincian dari produk yang dibutuhkan. Tanpa spesifikasi yang tepat, procurement tidak akan efektif, baik proses maupun outputnya.

Supplier akan sulit menawarkan produk yang tepat. Buyer juga sulit menilai dan membandingkan penawaran supplier secara objektif. Pada akhirnya, produk yang dibeli tidak tepat sasaran dan mengakibatkan pemborosan.

Berikut beberapa tips dalam menentukan spesifikasi:

Fit for Purpose.
Spesifikasi harus sesuai dengan apa yang benar-benar dibutuhkan oleh bisnis Tidak terlalu tinggi (over-specification) atau terlalu rendah (under-specification).

Unrestrictive.
Sebaiknya spesifikasi tidak terbatas pada merek/brand produk tertentu yang tentu saja akan membatasi pilihan dan mengurangi potensi kompetisi.

Industry Standard.
Sedapat mungkin spesifikasi produk adalah spesifikasi yang umum/ standar industri, bukan custom product. Ini untuk mengurangi resiko ketergantungan pada satu supplier, serta mendapatkan harga pasar yang lebih kompetitif.

Clear, Details, & Realistic.
Clear artinya jelas dan tidak ambigu. Specific maksudnya informasi produk yang akan dibeli haruslah sedetil mungkin. Realistic artinya produk tersebut tersedia di pasaran atau ada supplier yang mampu memasok.

Dengan spesifikasi yang tepat. Proses procurement akan efektif dan berpeluang mendapatkan supplier yang kompetitif, dan user dapat menjalankan aktivitas bisnisnya dengan lancar.

#procurement #specifications #supplychain #purchasing #business