Tips Mengelola Inventori

Salah satu kontribusi procurement adalah menentukan dan mengeksekusi strategi yang tepat dalam manajemen inventori untuk produk-produk yang diperoleh dari supplier. Produk-produk tersebut dapat berupa raw material, packaging material, komponen, spare part, consumables, dll.

Inventori perlu dikelola agar jumlahnya sesuai dengan kebutuhan. Tidak berlebihan (excess), tidak pula kekurangan (shortage). Jika excess, akan terjadi pemborosan biaya dan meningkatnya resiko ketika inventori disimpan. Jika shortage, maka akan mengganggu jalannya operasi perusahaan dan menurunkan kepuasan pelanggan.

Berikut beberapa kiat dalam mengelola inventori:

1. Menentukan prioritas dengan ABC Analysis

Tidak semua item produk punya prioritas yang sama. Kita dapat menentukan prioritas menggunakan ABC Analysis. Produk kategori A akan mencakup 80% dari total nilai inventori (inventory value). Kategori B, 15% dari total inventory value. Kategori C, 5% dari total inventory value. Urutan ABC akan menentukan urutan prioritas kita dalam aktivitas pengelolaan inventori, misalnya bagaimana frekuensi kontrol dari jumlah stok produk, menentukan strategi order masing-masing item, menentukan besaran quantiti order, frekuensi cycle count, menentukan besaran safety stock, dll.

2. Menentukan strategi order yang tepat

Strategi order akan menentukan KAPAN waktu order yang tepat dan BERAPA jumlah produk yang akan diorder. Salah satu strategi order adalah Fix Order Quantity, yaitu quantiti order tetap, dan waktu order tidak tetap atau sesuai kebutuhan. Ini cocok untuk produk yang ukuran pengirimannya tidak flexibel atau jika value produk relatif rendah dibandingkan biaya kirimnya. Strategi yang lain ialah Fix Period Order, yaitu periode order tetap, dan quantiti order berubah. Strategi ini cocok untuk produk dengan ukuran order yang fleksibel dan produk dengan nilai satuan yang relatif tinggi.

3. Menyepakati model suplay konsinyasi

Sistem konsinyasi akan memungkinkan ZERO inventory namun tetap menjamin ketersediaan produk dari supplier. Supplier akan menempatkan produknya di lokasi customer dan menjamin ketersediannya. Supplier hanya akan melakukan penagihan setelah produknya dipakai oleh customer. Frekuensi penagihan dapat disepakati, misalnya mingguan atau bulanan.

4. Menentukan strategi safety stock yang tepat

Strategi safety stock yang tepat akan mengurangi resiko shortage akibat fluktuasi demand dan ketidakpastikan lead time. Namun jika tidak tepat akan mengakibatkan over inventory. Penentuan safety stock sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor seperti, value per satuan produk dan value total dari inventory yang dibutuhkan, kritikalitas produk terhadap operasi perusahaan, target customer service, masa kadaluarsa produk, ketersediaan tempat penyimpanan, dll. Supplier dapat membantu untuk menyediakan dan menyimpan safety stock sesuai dengan kesepakatan dengan customer.

#inventorymanagement #inventory #procurement #purchasing #supplychain #business