Procurement Five Rights

 

Bagaimana procurement memastikan belanja perusahaan ke pihak ketiga atau supplier dilakukan secara efektif dan membawa added value. Procurement harus memahami prinsip value for money. Yaitu, uang yang dikeluarkan oleh perusahaan haruslah ditukar dengan nilai (value) yang sepadan.

Pada umumnya kita berpikir, yang dimaksud dengan value disini hanya nilai dari produk atau jasa yang dibeli. Padahal lebih dari itu. Value juga terkait aspek-aspek lain yang menyertai pembelian produk tersebut, seperti kualitas dan kuantitas barang, waktu dan tempat pemenuhan pesanan, layanan pasca pembelian, serta service yang diberikan selama proses pembelian berlangsung. Lebih jauh lagi, value bisa menyangkut brand dan reputasi perusahaan yang memproduksi, termasuk juga pengalaman (experience) customer ketika memakai/mengkonsumsi produk, dan ketika menerima pelayanan dari supplier tersebut.

Untuk membantu memahami apa saja value dalam proses pembelian, dalam procurement dikenal istilah “Procurement Five Rights”, yaitu: 1) Right Quality, 2) Right Quantity, 3) Right Time, 4) Right Place dan 5) Right Price.

1) Right Quality

Value yang pertama adalah Right Quality. Artinya kualitas produk yang dibeli harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Standar kualitas ini harus diterjemahkan dalam bentuk spesifikasi. Perusahaan harus membuat spesifikasi sejelas mungkin sehingga memudahkan supplier memberikan penawaran dan memudahkan user melakukan evaluasi atas kualitas produk yang dibeli.
Tak hanya kualitas produk. Cara supplier menjaga konsistensi kualitas produk juga harus menjadi perhatian. Apakah produsen harus memenuhi standar tertentu, misalnya harus memiliki sistem manajemen kualitas yang berjalan efektif, dsb.

Right Quality juga sering disebut dengan istilah Fit for Purpose. Artinya perusahaan harus memastikan bahwa produk yang dibeli, sesuai dengan yang tujuan dan kebutuhan yang sebenarnya. Sebaliknya, perusahaan bisa dikatakan tidak mengikuti kaidah Fit for Purpose jika membeli produk yang kualitasnya terlalu tinggi dari yang dibutuhkan (over specification). Atau sebaliknya, terlalu rendah (under specification). Kedua-duanya akan berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

2) Right Quantity

Right Quantity atau kuantitas yang tepat juga salah satu dari value. Jika pemasok mengirimkan barang kurang dari yang dibutuhkan, maka akan timbul masalah seperti shortage, mesin dan operator yang idle karena tidak bisa berproduksi, hingga hilangannya potensi penjualan. Sebaliknya jika kuantitasnya berlebih, maka akan mengakibatkan naiknya biaya persediaan (inventory cost), timbul biaya penyimpanan ekstra, resiko penurunan nilai, resiko kadaluarsa, dsb. Sehingga sangat penting bagi perusahaan memastikan produk yang dipesan dalam kuantitas yang tepat.
Aspek lain Right Quantity adalah ketepatan kuantitas pemesanan (order quantity), dan ukuran pengiriman (delivery size). Keduanya harus sesuai dengan kebutuhan dan seefisien mungkin.

3) Right Time

Right Time atau ketepatan waktu pasokan adalah salah satu value penting dalam procurement. Artinya waktu kedatangan produk yang dibeli tidak terlambat atau sebaliknya tidak terlalu cepat. Jika waktu tidak tepat maka akan timbul banyak kerugian seperti, keterlambatan pemenuhan order pelanggan, biaya transport yang lebih besar karena harus dikirimkan via udara, biaya pembelian material pengganti yang lebih mahal, biaya lembur staff karena harus menunggu kedatangan, keterlambatan peluncuran produk baru ke pasar, dsb. Sebaliknya jika terlalu cepat akan mengakibatkan adanya biaya simpan ekstra.
Selain ketepatan waktu, aspek Right time yang lain adalah lead time atau waktu yang diperlukan supplier untuk melakukan supply harus sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

4) Right Place

Right Place artinya ketepatan lokasi pengiriman. Bayangkan jika suatu perusahaan memiliki beberapa pabrik atau cabang yang tersebar di beberapa lokasi. Ketika satu cabang membutuhkan barang, maka ketepatan tempat pengiriman menjadi penting. Tak hanya kerugian waktu jika terjadi kesalahan, namun juga akan timbul biaya tambahan untuk mengirimkan kembali produk ke tempat yang seharusnya.

5) Right Price

Keempat value sebelumnya akan mempengaruhi harga dari produk yang akan dibeli. Sehingga sangat penting untuk memastikan harga adalah harga yang wajar (fair), masuk akal (reasonable), dan kompetitif. Metode yang dapat digunakan antara lain:
Price Analysis. Harga dapat dianalisis dengan membandingkan harga supplier dengan supplier lain, dengan harga beli sebelumnya, dan dengan tolok ukur harga eksternal seperti index market komoditas.
Cost Analysis. Harga yang wajar dapat diketahui dengan membuat perkiraan harga, yaitu mengestimasi komponen-komponen biaya yang membentuk harga akhir. Pada umumnya ini dilakukan jika sulit untuk mendapatkan harga pembanding seperti pada tipe pasar monopoli.

Harga perkiraan dapat kita hitung melalui beberapa metode. Mulai dari yang sederhana, sampai dengan yang detil. Contoh perkiraan sederhana adalah dengan melakukan analisa rincian biaya (cost breakdown analysis). Dengan mengetahui kisaran persentase dari masing-masing komponen biaya, seperti bahan baku, ongkos produksi, transportasi, dan profit margin terhadap total biaya. Maka kita bisa memperkirakan, berapa harga yang wajar dari sebuah produk. Informasi persentase komponen biaya tersebut bisa kita dapatkan dari berbagai sumber yang dapat diakses publik. Seperti publikasi asosiasi industri atau informasi market intelligence yang bersifat open source.

Metode yang lain adalah perkiraan detil. Cara ini seperti kita menghitung seluruh komponen biaya yang dibutuhkan untuk membuat sebuah produk sedetil mungkin. Mulai dari menghitung biaya bahan baku, apa saja dan berapa material yang dibutuhkan (bill of material), serta berapa harga dari masing-masing material tersebut. Kemudian menghitung ongkos produksi, berapa biaya investasi mesin, gaji operator, perawatan, efisiensi, waste, biaya overhead lain, biaya kemasan, pengecekan kualitas, penyimpanan, transportasi, administrasi, promosi dan profit margin. Data-data ini dapat diperoleh dari berbagai sumber. Pada saat melakukan kunjungan ke fasilitas pemasok, procurement dapat menggali informasi tentang biaya-biaya tersebut. Sumber yang lain yang cukup baik adalah laporan keuangan pemasok. Terakhir dari wawancara berbayar dengan pelaku industri yang terkait dengan produk tersebut.