9 Cara Meningkatkan Nilai Tambah Dalam Proses Procurement

 

1. DEMAND

Langkah pertama dalam mengoptimalkan spending adalah mempertimbangkan dengan cermat apakah kita benar-benar membutuhkan produk atau jasa yang akan kita beli? Apakah jumlahnya sudah tepat sesuai dengan kebutuhan? Apakah kebutuhan produk atau jasa dapat dipenuhi secara internal? Bagaimana prosedur untuk melakukan kontrol terhadap jumlah dan frekuensi pembelian? dll. Dengan mempertimbangkan beberapa pertanyaan tersebut, pengeluaran dapat dioptimalkan hanya untuk pengadaan barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan.

2. AGREGASI

Salah satu faktor penting yang dapat meningkatkan daya tawar pembelian adalah agregasi permintaan sehingga didapatkan economic of scale yang lebih besar. Agregasi dapat dilakukan seperti konsolidasi permintaan barang yang sejenis dari berbagai departemen atau bisnis unit yang berbeda. Menegosiasikan pembelian dalam jumlah yang lebih besar, kontrak dengan komitmen volume/ kuantitas tertentu, dan rasionalisasi jumlah supplier untuk produk yang sama.

3. KOMPETISI

Kompetisi artinya bagaimana memanfaatkan kompetisi pasar untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif. Melakukan competitive tender secara reguler jika pasar dari produk yang akan kita beli adalah pasar terbuka. Mengupayakan tetap membangun iklim kompetisi walaupun jumlah supplier terbatas. Melakukan identifikasi supplier potensial baru dan analisis pasar secara berkala.

4. SPESIFIKASI

Membuat spesifikasi produk yang dibutuhkan dengan menerapkan prinsip ‘fit for purpose’ dan ‘open’. Fit for Purpose artinya sesuai dengan kebutuhan, tidak over-spec atau under-spec, dan meminimalisir kustomisasi yang tidak diperlukan. Open artinya spesifikasi terhindar dari faktor-faktor yang mengurangi kompetisi dan pilihan. Aspek lain adalah jika memungkinkan spesifikasi disesuaikan dengan standar industri atau generic product sehingga dapat memperluas pilihan supplier yang dapat memasok.

5. ANALISIS SHOULD COST

Should cost analysis adalah upaya memperkirakan cost dan harga dari produk atau servis yang kita beli dari supplier. Dengan cara ini buyer akan mendapatkan posisi tawar yang lebih baik dalam negosiasi. Secara jangka panjang should cost analysis juga berguna untuk mendorong kolaborasi dengan supplier strategis dalam mengidentifikasi peluang penurunan cost tanpa mengurangi keuntungan supplier.

6. ANALISIS TOTAL COST

Analisis total cost bertujuan untuk mengetahui total pengeluaran yang terkait dengan pembelian produk. Artinya tidak hanya harga yang dibayarkan ke supplier, tetapi juga biaya-biaya yang lain yang terkait dengan pengiriman dan penggunaan produk.

7. EFISIENSI PROSES

Meningkatkan efisiensi proses eksekusi pembelian, pengiriman hingga pengunaan barang dan jasa yang dibeli. Contohnya dengan mereview strategi yang terkait dengan metode ordering, penjadwalan delivery, moda transportasi, ukuran pengiriman, packaging, incoming check, dll.

8. RELATIONSHIP

Membangun hubungan dengan para supplier strategis merupakan aspek penting untuk mendapatkan nilai tambah. Melalui kolaborasi yang saling menguntungkan, bisnis bisa mendapatkan benefit, seperti: program join cost reduction, continuous improvement, jaminan kapasitas pasokan, payment term yang lebih lama, dll.

9. STRUKTUR DAN MEKANISME PEMBELIAN

Melakukan review terhadap struktur dan mekanisme pembelian yang ada untuk mencari alternatif yang lebih efisien. Misalnya melakukan negosiasi atau pembelian langsung dengan produsen bahan baku supplier, melakukan regional atau global sourcing, mereview mekanisme harga pembelian, merubah pola pembelian dari one-off menjadi umbrella contract, menerapkan mekanisme rebate, mekanisme insentif bagi supplier untuk mencapai target tertentu, dll.

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Mengenal Kraljic Matrix

Image
  Apa itu Kraljic Matrix? Salah satu bagian penting dari  strategic procurement  adalah melakukan segmentasi portofolio belanja atau  spend  perusahaan. Dari segmentasi tersebut, dapat ditentukan strategi procurement yang tepat untuk masing-masing segmen. Kraljic Matrix adalah salah satu metode yang efektif untuk membantu kita melakukan segmentasi tersebut. Kraljic Matrix menjadi  tools  yang populer setelah Peter Kraljic, melalui artikelnya di Harvard Business Review tahun 1983, menyarankan bahwa  spend  perusahaan dapat dipetakan berdasarkan dua aspek, yaitu dampak terhadap keuntungan  (profit impact)  dan resiko supply  (supply risk) . Profit impact  adalah berapa besar pengaruh dari produk yang dibeli terhadap profit perusahaan. Sebagai contoh. bagi perusahaan yang memproduksi susu kemasan, bahan baku susu segar adalah produk yang sangat berpengaruh terhadap profit. Sedangkan produk seperti alat tulis kantor, efeknya s...
Read more

Tipe Spesifikasi

Image
Spesifikasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu Conformance Specification, dan Performance Specification. 1. Conformance Specification Conformance specification disebut juga dengan istilah Technical specification. Yaitu spesifikasi produk yang menjelaskan tentang karakteristik teknis produk seperti: ukuran/ dimensi, skema, jenis material, sifat material, kekuatan produk, warna, metode pengukuran yang digunakan, dll. Contoh dari conformance specification adalah chemical formula, recipes, technical drawing, dsb. Sifat dari conformance specification adalah tidak mengijinkan perbedaan spesifikasi antara supplier satu dengan yang lain. Hal ini akan memudahkan buyer melakukan evaluasi penawaran, namun disisi lain tidak ada ruang untuk supplier menawarkan inovasi dari produk. 2. Performance Specification Performance specification adalah spesifikasi yang menjelaskan tentang bagaimana performa/kinerja yang diharapkan dari produk atau service yang dibutuhkan, tanpa menjelaskan detil produk seperti h...
Read more

Book Recommendation: Getting to Yes

Image
  Apa buku tentang negosiasi yang bagus untuk procurement? Ketika ada yang bertanya demikian. Saya selalu menjawab, “Getting to Yes”. “Getting to Yes” adalah buku klasik tentang negosiasi yang ditulis oleh Roger Fisher dan William Ury. Terbit pertama kali tahun 1981. Berbeda dengan buku-buku negosiasi yang menyampaikan tentang taktik, teknik, dan trik untuk ‘memenangkan’ negosiasi. Buku ini menawarkan pendekatan berprinsip untuk negosiasi yang bertujuan mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan atau yang lebih dikenal dengan win-win atau collaborative negotiation. Berikut beberapa poin dalam “Getting to Yes” yang layak untuk dicermati: 1. Principled Negotiation Penulis menganjurkan agar negosiator menggunakan pendekatan Negosiasi Berprinsip. Pertama, dalam negosiasi, kita harus memisahkan antara orang yang terlibat dalam negosiasi (people) dari masalah yang sedang dinegosiasikan (people). Kedua, kita harus fokus pada kepentingan (interest) daripada posisi (position). Ketiga, b...
Read more