Win-Win Negotiation Dalam Procurement

Negosiasi dalam konteks procurement adalah proses komunikasi antara buyer dan supplier yang bertujuan untuk mencapai kesepakatan komersial atau jual-beli.

Sukses tidaknya sebuah kesepakatan atau deal dalam proses procurement bergantung pada seberapa efektif buyer dalam melakukan negosiasi dengan supplier.

Secara sederhana, tujuan buyer dalam negosiasi adalah memastikan diperolehnya nilai (value) yang optimal terkait dengan produk atau layanan yang dibeli dari supplier. Baik itu dari aspek kualitas, kuantitas, ketepatan waktu, service, dan cost.

Dalam proses negosiasi, masing-masing pihak pada awalnya akan memiliki posisi dan kepentingan (interest) yang berbeda, bahkan bisa saling berlawanan.

Negosiasi berfungsi untuk mencari dan mendiskusikan kemungkinan dan opsi kesepakatan yang saling menguntungkan. Yaitu kesepakatan yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan kedua belah pihak.

Ada dua jenis negosiasi. Pertama, Negosiasi kompetitif. Kedua, Negosiasi kolaboratif. Dua jenis negosiasi ini memiliki karakteristik dan output yang berbeda.

Untuk memahami Negosiasi Kompetitif dan Negosiasi Kolaboratif, kita bisa mengilustrasikannya dengan situasi negosiasi antara 2 pihak yang memperebutkan pembagian sebuah kue sebagai berikut:

1. Negosiasi Kompetitif

Dalam negosiasi kompetitif, masing-masing pihak akan berfokus kepada saling klaim tentang seberapa besar bagian kue yang akan mereka peroleh.

Sehingga hasil dari negosiasi adalah, kue akan dibagi sedemikian rupa sehingga satu pihak kemungkinan akan mendapat lebih banyak daripada pihak lainnya. Tergantung dari daya tawar dan kepiawaian negotiator. Situasi ini adalah situasi menang-kalah atau win-lose.

Karena hanya berfokus kepada hasil yang akan diperoleh, aspek hubungan bisnis antara kedua belah pihak yang bernegosiasi sering kali dikorbankan dalam negosiasi kompetitif.

Dalan procurement, jenis negosiasi kompetitif hanya cocok digunakan untuk pembelian satu kali (one-time purchase) dan jangka pendek. Sebaliknya, negosaisi kompetitif kurang tepat untuk diterapkan dalam pembelian repetitive dan long term. Karena tipe pembelian ini membutuhkan tidak hanya hasil, tetapi juga hubungan bisnis yang positif antara supplier dan customer dalam jangka panjang.

2. Negosiasi Kolaboratif

Dalam negosiasi kolaboratif, alih-alih menegosiasikan kue yang ada, kedua belah pihak mencoba meningkatkan value dari kue. Atau dengan kata lain berusaha membuat kue menjadi lebih besar.

Kedua belah pihak berusaha memperbesar kue yang dinegosiasikan dengan cara saling berbagi informasi terkait dengan kepentingan dan masalah yang dimiliki, dan kemudian kedua pihak secara bersama berusaha memecahkan masalah masing-masing. Sehingga diperoleh hasil yang memuaskan semua pihak.

Dalam procurement, baik buyer maupun supplier akan memperoleh apa yang dibutuhkan dan menjadi kepentingannya masing-masing. Sekaligus hubungan bisnis yang konstruktif dan berkelanjutan. Jenis negosiasi ini adalah yang disebut dengan win-win negotiation.

Negosiasi kolaboratif sangat disarankan dalam proses procurement, terutama untuk pembelian yang strategis, jangka panjang, dan repetitif.

Dalam negosiasi kolaboratif, tidak hanya membutuhkan kemampuan mempengaruhi dan meyakinkan pihak lain, tetapi juga kemampuan untuk membangun kepercayaan (trust), problem solving, dan juga kreatifitas.